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Datenschutzerklärung zur elektronischen Bewerbung

Vielen Dank für Ihr Interesse an einer Mitarbeit in unserem Institut. Der Schutz Ihrer persönlichen Daten ist uns sehr wichtig. Daher informieren wir Sie nachfolgend über die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung Ihrer Daten im Rahmen der elektronischen Bewerbung (im Einklang mit der Datenschutz-Grundverordnung – DS-GVO).

Datenerhebung

Im Rahmen des Bewerbungsverfahrens über unsere Webseite erheben und verarbeiten wir folgende Informationen:  Bewerbungsunterlagen (z.B. Lebenslauf, Anschreiben, Zeugnisse) sowie Identifikations- und Kontaktdaten (z.B. Name, E-Mail-Adresse, Adresse, Geburtsdatum).

Zweck der Datenerfassung/Weitergabe

Die Erhebung und Verarbeitung Ihrer persönlichen Bewerbungsdaten erfolgt ausschließlich zweckgebunden für die Besetzung von Stellen innerhalb unseres Instituts.
(Rechtsgrundlage: § 26 Abs. 1 S. 1 BDSG i.V.m. Art. 88 Abs. 1 DS-GVO)
Auf Ihre Daten haben ausschließlich das für das konkrete Bewerbungsverfahren zuständige interne Recruiting-Team sowie der Betriebsrat (§ 99 BetrVG) Zugriff. Bei der Aufnahme in den Talentpool, haben weitere Mitarbeitende des Wuppertal Instituts Zugriff auf Ihre Bewerbungsdaten. Eine darüber hinausgehende Nutzung oder Weitergabe Ihrer Bewerbungsdaten an Dritte erfolgt nicht.

Aufbewahrungsdauer der Bewerbungsdaten

Sofern nach dem Bewerbungsverfahren ein Arbeits- oder Praktikumsvertrag geschlossen wird, speichern wir Ihre bei der Bewerbung übermittelten Daten in Ihrer (digitalen) Personalakte zum Zwecke des üblichen Organisations- und Verwaltungsprozesses unter Beachtung der weitergehenden rechtlichen Verpflichtungen. (Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO und § 26 Abs. 1 S. 1 BDSG i.V.m. Art. 88 Abs. 1 DS-GVO)

Kommt es hingegen nicht zu einem Vertragsschluss, erfolgt die Löschung Ihrer übermittelten Daten über die automatische Rumpfdatenreduzierung 6 Monate nach Absage bzw. Beendigung des Bewerbungsverfahrens, bevor auch diese nach 5 Jahren endgültig gelöscht werden. Dies gilt nicht, sofern gesetzliche Bestimmungen einer Löschung entgegenstehen oder die weitere Speicherung zum Zwecke der Beweisführung, bspw. aufgrund der Beweispflichten nach dem AGG, erforderlich ist.
(Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO und § 24 Abs. 1 Nr. 2 BDSG)

Die im ersten Teil des Löschvorgangs verbleibenden Rumpfdaten sind rudimentäre Daten, die für statistische Analysen und periodischer Berichterstellungen im Mehrjahresvergleich für einen Zeitraum von 5 Jahren bis zur vollständigen Löschung im Personalmanagementsystem verbleiben müssen. Diese Analysen und Berichterstattungen sind notwendig, um Recruitingtrends und interne Recruitingkennzahlen zu erfassen.

Die systemisch notwendigen Rumpfdaten bestehen ausschließlich aus:
  • Anrede
  • Vorname
  • Geburtsdatum
  • Eingangsart
  • "Wie haben Sie uns gefunden"-Angabe

Für die Rumpfdaten besteht ein sehr eingeschrängter Zugriff ausschließlich des Personalteams des Wuppertal Instituts. Die Daten werden nicht an Dritte übertragen.

Speicherung für zukünftige Stellenausschreibungen

Sollten Sie sich initiativ bzw. direkt für unser Talentpool beworben haben oder können wir Ihnen keine aktuell zu besetzende Stelle anbieten, jedoch aufgrund Ihres Profils der Ansicht sein, dass Ihre Bewerbung eventuell für zukünftige Stellenangebote interessant sein könnte, werden wir Ihre persönlichen Bewerbungsdaten auch für diesen Zweck 6 Monate lang speichern, sofern Sie ausdrücklich in eine längere Speicherung Ihrer Daten einwilligen. Diese Einwilligung erfolgt über das Bewerbungsformular und kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.
(Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. a und Art. 7 Abs. 3 DS-GVO)

Datensicherheit

Um die im Rahmen Ihrer Bewerbung erhobenen Daten vor Manipulationen und unberechtigten Zugriffen zu schützen, haben wir diverse technische und organisatorische Vorkehrungen getroffen.

Rechte der Bewerber*innen

Als Bewerber*in haben Sie das Recht
  • auf Bestätigung, ob Sie betreffende Daten verarbeitet werden
  • auf Auskunft über die verarbeiteten Daten
  • auf weitere Informationen über die Datenverarbeitung sowie auf Kopien der Daten (vgl. auch Art. 15 DS-GVO)
  • auf Berichtigung oder Vervollständigung unrichtiger bzw. unvollständiger Daten (vgl. auch Art. 16 DS-GVO)
  • auf unverzügliche Löschung der Sie betreffenden Daten (vgl. auch Art. 17 DS-GVO) oder alternativ (soweit eine weitere Verarbeitung gemäß Art. 17 Abs. 3 DSGVO erforderlich ist) auf Einschränkung der Verarbeitung nach Maßgabe von Art. 18 DSGVO
  • auf Information des Erhalts der Sie betreffenden und von Ihnen bereitgestellten Daten und über die Übermittlung dieser Daten an andere Anbieter/Verantwortliche (vgl. auch Art. 20 DS-GVO)
  • auf Beschwerde gegenüber der Aufsichtsbehörde, sofern sie der Ansicht sind, dass die Sie betreffenden Daten durch den Anbieter unter Verstoß gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen verarbeitet werden (vgl. auch Art. 77 DS-GVO).

Bitte beachten Sie auch unsere allgemeinen Datenschutzhinweise im Hinblick auf die Nutzung unseres Webauftrittes: https://wupperinst.org/datenschutz